Art. 1 Geschäftsperiode
Die Geschäftsperiode dauert vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.

Art. 2 Budget
¹ Die Finanzplanung des VSETH wird in Form eines Jahresbudgets vorgenommen.
² Es umfasst alle geplanten Erträge und Aufwände des VSETH für die Geschäftsperiode.
³ Für jede Kostenstelle ist ein eigenes Detailbudget zu erstellen.

Art. 3 Genehmigung des Budgets
¹ Der VSETH-Vorstand beantragt die Genehmigung des Budgets beim Finanzausschuss und dem MR.
² Der Finanzausschuss genehmigt die Detailbudgets aller Kostenstellen, bei welchen die Summe aus budgetierten Erträgen und Aufwänden nicht grösser als CHF 100'000.00 ist.
^2bis Das Team IT überprüft zusätzlich während der Erstellung des Budgets alle IT-Ausgaben und IT-Erträge im VSETH.^1
3 Der MR genehmigt an seiner Vollsitzung des Herbstsemesters das Budget für die folgende Geschäftsperiode. Dabei genehmigt er einzeln:

a.

die Höhe der Töpfe;

b.

Schaffung, Äufnung und Aufhebung von Fonds;

c.

Bildung oder Auflösung von Anlagen;

d.

alle Detailbudgets, ausgenommen bereits genehmigte Detailbudgets gemäss Abs. 2;

e.

das gesamte Jahresbudget.

⁴ Eine Anpassung des Budgets kann an jedem MR beantragt werden und umfasst mindestens:

a.

Nennung der Kostenstellen;

b.

Auflistungen der vorgeschlagenen Änderungen inklusive Erläuterung aufgeschlüsselt nach Sachkonten und Beträgen.

Art. 4 Zweck
Unterstützungsbeiträge dienen der Unterstützung von Fachvereinen, studentischen Organisationen und Projekten von Studierenden durch den VSETH.

Art. 5 FR-Topf
¹ Der FR kann aus dem FR-Topf Projekte von Fachvereinen unterstützen.
² Ein Antrag auf Unterstützung besteht aus einer detaillierten Beschreibung sowie einem Budget.
³ Es werden pro Projekt maximal vergeben:

a.

bei einem beteiligten Fachverein CHF 2'000.00;

b.

pro weiterem beteiligten Fachverein zusätzlich CHF 1'000.00.

^3bis Die Unterstützung erfolgt dabei entweder in Form einer Direktzahlung oder einer betraglich limitierten Defizitgarantie.^2
4 Unterstützungszahlungen werden ausbezahlt, nachdem dem FR ein Kurzbericht des Projekts vorliegt, welcher eine vollständige Projektabrechnung beinhalten muss. Unterstützungsbeiträge verfallen sechs Monate nach Abschluss des unterstützten Projekts, sofern sie durch den Begünstigten nicht eingefordert worden sind.
⁵ Genehmigte Anträge an den FR-Topf sind dem MR bei der Genehmigung der Rechnung vorzulegen.

Art. 6 Vorstandsprojektetopf
¹ Der VSETH-Vorstand kann aus dem Vorstandsprojektetopf Projekte von studentischen Organisationen und von Studierenden unterstützen. Unterstützte Projekte müssen mit dem Zweck des VSETH vereinbar sein.
² Ein Antrag auf Unterstützung besteht aus einer detaillierten Beschreibung sowie einem Budget.
³ Es werden pro Projekt maximal CHF 5'000.00 vergeben. Die Unterstützung erfolgt dabei entweder in Form einer Direktzahlung oder einer betraglich limitierten Defizitgarantie.
⁴ Unterstützungszahlungen werden ausbezahlt, nachdem dem VSETH-Vorstand ein Kurzbericht des Projekts vorliegt, welcher eine vollständige Projektabrechnung beinhalten muss. Unterstützungsbeiträge verfallen sechs Monate nach Abschluss des unterstützten Projekts, sofern sie durch den Begünstigten nicht eingefordert worden sind.
⁵ Genehmigte Anträge an den Vorstandsprojektetopf sind dem MR bei der Genehmigung der Rechnung vorzulegen.

Art. 7 Jährliche Beiträge an assoziierte Organisationen
¹ Der VSETH-Vorstand kann mit einer assoziierten Organisation einen jährlichen Unterstützungsbeitrag aushandeln.
² Dieser ist im Assoziierungsvertrag festgehalten.

Art. 8 Jährliche Beiträge an anerkannte Organisationen
¹ Der VSETH-Vorstand kann mit einer anerkannten Organisationen einen jährlichen Unterstützungsbeitrag für ein wiederkehrendes Projekt aushandeln.
² Dies ist in einem Vertrag schriftlich zu regeln.

Art. 9 Jährliche Beiträge an Partnerorganisationen
¹ Der VSETH-Vorstand kann mit einer Partnerorganisation einen jährlichen Unterstützungsbeitrag aushandeln.
² Dieser ist im Partnerorganisationsvertrag festgehalten.

Art. 10 Budgetierung
¹ Unterstützungsbeiträge sind bei der Budgetierung ins Budget zu integrieren.
² Der MR legt zusammen mit der Genehmigung des Budgets die Höhe der Töpfe nach Art. 5 und 6 für die folgende Geschäftsperiode fest. Die festgelegten Beträge können nicht überschritten werden.

Art. 11 Definition
Fonds haben die Aufgabe, finanzielle Mittel für einen spezifischen Zweck bereitzustellen.

Art. 12 Fondsreglement
¹ Der MR erlässt für jeden Fonds ein Fondsreglement. Dieses regelt mindestens folgende Punkte:

a.

Verwendungszweck;

b.

Antragsberechtigte Gremien;

c.

Zuständiges Organ für Auflösung der im Fonds gebundenen Mittel. Die Auflösung kann dabei teilweise oder vollständig erfolgen.

² Die Aufhebung eines Fonds erfolgt durch den MR, indem dieser das dazugehörige Reglement aufhebt.
³ Ein Fonds darf nicht überzogen werden.

Art. 13 Antrag
¹ Ein Antrag an einen Fonds besteht mindestens aus einer detaillierten Beschreibung sowie einem Budget.
² Die Auflösung des Fonds erfolgt erst beim Begleichen der Rechnungen, wobei das Minimum von Rechnungssumme und beantragter Summe aufgelöst wird.

Art. 14 Budgetierung
¹ Äufnungen bestehender Fonds sind ins Budget zu integrieren und separat zu genehmigen.
² Bei neu geschaffenen Fonds muss eine initiale Äufnung für den Fonds im Antrag festgelegt werden.

Art. 15 Sachanlagen
¹ Sachanlagen sind materielle Güter, die länger als zwölf Monate im VSETH verbleiben sollen.
² Abnutzbare Sachanlagen sind über den vorgesehenen Nutzungszeitraum abzuschreiben.
³ Der VSETH-Vorstand kann technische Anlagen und Büroeinrichtungen selbstständig anschaffen und aktivieren, wenn der Neuwert der Anschaffungen pro Geschäftsperiode weniger als CHF 50'000.00 beträgt.
⁴ Alle anderen Sachanlagen sind vom MR zu genehmigen.
⁵ Alle vorhandenen Sachanlagen sind als Anhang zu Budget und Rechnung dem MR zur Kenntnisnahme vorzulegen.

Art. 16 Immaterielle Anlagen
Immaterielle Anlagen sind Vermögensgegenstände, die ungreifbar sind.

Art. 17 Finanzanlagen
¹ Finanzanlagen sind monetäre Vermögensgegenstände, die langfristig im VSETH bleiben sollen.
² Es können nur Gelder angelegt werden, welche nicht zur Sicherstellung der Liquidität des VSETH benötigt werden.
³ Es darf nur in Finanzanlagen mit geringem Risiko investiert werden.
⁴ Der MR entscheidet auf Antrag des VSETH-Vorstands oder des Finanzausschusses über die Bildung und Auflösung von Finanzanlagen.
⁵ Alle vorhandenen Finanzanlagen sind als Anhang zum Budget und zur Rechnung dem MR zur Kenntnisnahme vorzulegen.

Art. 18 Definition
¹ Die Kostendeckel decken allgemeine unvorhergesehene und nicht im ordentlichen Budget veranschlagte Erträge und Aufwände.
² Mit Anträgen an die Kostendeckel können keine vom MR genehmigten Erträge und Aufwände aus dem Budget gestrichen werden. Zusätzliche Aufwands- oder Ertragsminderungen sind jedoch zulässig.
³ Es können keine Kostendeckelanträge zur nachträglichen Legitimation bereits erfolgter Mittelflüsse gestellt werden.

Art. 19 Festlegung
¹ Der MR legt zusammen mit der Genehmigung des Budgets die Höhe der Erträge und Aufwände der einzelnen Kostendeckel für die folgende Geschäftsperiode fest.
² In der Summe aller Kostendeckel müssen die festgelegten Beträge für den Ertrag und den Aufwand jeweils zwischen 1-5% des ordentlich budgetierten Aufwandes betragen.
³ Die festgelegten Beträge können nicht überschritten werden.

Art. 20 Antrag
¹ Antragsberechtigt an die Kostendeckel sind alle Organe des VSETH.
² Ein Antrag umfasst mindestens:

a.

Beschreibung des geplanten Vorhabens;

b.

Nennung der Kostenstellen;

c.

Auflistungen der vorgeschlagen Änderungen aufgeschlüsselt nach Sachkonten und Beträgen.

³ Genehmigte Anträge an die Kostendeckel sind abzulegen und dem MR bei der Genehmigung der Rechnung vorzulegen.

Art. 21 Einarbeitung ins Budget
¹ Die ausserordentlich gesprochenen Beträge werden in der entsprechenden Kostenstelle und den entsprechenden Sachkonten ins Budget aufgenommen.
² Die ausserordentlich gesprochenen Entschädigungen werden in der gleichen Kostenstelle wie die ordentlichen Entschädigungen ins Budget aufgenommen.
³ Die ausserordentlich gesprochenen Beträge sind gleich wie die vom MR gesprochenen Beträge zu behandeln.

Art. 22 Verbandskostendeckel
¹ Pro Antrag können vom VSETH-Vorstand jeweils maximal CHF 2'500.00 Aufwand und Ertrag gesprochen werden. Unter zusätzlicher Zustimmung des Finanzausschusses können pro Antrag jeweils bis zu CHF 20'000.00 Aufwand und Ertrag gesprochen werden.^3
2 ...^4
2bis Der VSETH-Vorstand informiert den Finanzausschuss über alle von ihm genehmigten Anträge.^5
3 Anträge, welche Spesen gemäss Art. 26f enthalten, sind zusätzlich durch den Spesen- und Entschädigungsausschuss zu genehmigen.
⁴ Anträge dürfen keine Entschädigungen gemäss Art. 30 enthalten.

Art. 23 Entschädigungskostendeckel
Pro Antrag kann vom Spesen- und Entschädigungsausschuss maximal CHF 5'000.00 Entschädigungen gesprochen werden.

Art. 24 Allgemeines
¹ Im Rahmen der Budgetgenehmigung wird jeder Kostenstelle ein zuständiges Gremium zugewiesen.
² Das zuständige Gremium kann im Rahmen seines Budgets Erträge generieren und Aufwände tätigen. Das Gremium ist rechenschaftspflichtig für die ordnungsgemässe Verwendung und Einhaltung des Budgets.
³ Der MR behandelt alle Finanzgeschäfte, die nicht ausdrücklich einem anderen Organ zugewiesen wurden.

Art. 25 Kostenstellenverantwortliche
¹ Für jede Kostenstelle gibt es mindestens einen Kostenstellenverantwortlichen bzw. eine Kostenstellenverantwortliche.
² Diese haben für ihre Kostenstelle folgende Pflichten:

a.

Ansprechperson für die VSETH-Quästur, das Team Quästur, die Buchhaltung und den Finanzausschuss;⁶

b.

In Auftraggeben der Rechnungsstellung an Dritte;

c.

Prüfen der Anträge für die Rückerstattung von Auslagen sowie Bestätigung von Eingangsrechnungen.

d.

Regelmässiges Prüfen der Auswertung aus der Buchhaltung, und dabei insbesondere der Einhaltung des Budgets.

Art. 26 Auslösen von Zahlungen
Zahlungen von Konten des VSETH werden entweder durch zwei VSETH-Vorstandsmitglieder oder durch ein VSETH-Vorstandsmitglied und einen Mitarbeiter, respektive eine Mitarbeiterin ausgelöst.

Art. 27 Zeichnungsberechtigung
¹ Im Rahmen des Budgets kann der VSETH finanzwirksame Geschäfte und Verpflichtungen eingehen.
² Finanzwirksame Geschäfte und Verpflichtungen gemäss diesem Artikel sind namentlich:

a.

Verträge mit Dritten, unabhängig davon, ob sie eine direkte oder indirekte finanzielle Verpflichtung für den VSETH enthalten;

b.

Bestellungen ab einer Summe von CHF 10'000.00.

³ Zeichnungsberechtigt für finanzwirksame Geschäfte und Verpflichtungen im Namen des VSETH sind:

a.

der Präsident oder die Präsidentin des Verbands, bzw. in Vertretung der Vizepräsident oder die Vizepräsidentin, und ein weiteres VSETH-Vorstandsmitglied zu zweien;

b.

zwei VSETH-Vorstandsmitglieder zu zweien oder ein VSETH-Vorstandsmitglied und ein Mitarbeiter, respektive eine Mitarbeiterin, ausgenommen sind dabei Arbeitsverträge, Verträge mit einer Vertragsdauer von über einem Jahr und Verträge oder Bestellungen mit einem Betrag von über CHF 50'000.00.

c.

das Kommissionspräsidium einer Kommission zu zweien oder ein Mitglied des Kommissionspräsidiums und die kostenstellenverantwortliche Person, ausgenommen sind dabei Arbeitsverträge, Verträge mit einer Vertragsdauer von über einem Jahr und Verträge oder Bestellungen mit einem Betrag von über CHF 10'000.00. Die jeweilige Kommissionsverordnung kann strengere Grenzen festlegen.

d.

das Teampräsidium und ein weiteres Teammitglied, ausgenommen sind dabei Arbeitsverträge, Verträge mit einer Vertragsdauer von über einem Jahr und Verträge oder Bestellungen mit einem Betrag von über CHF 20'000.00. Das jeweilige Ressort-Reglement kann strengere Grenzen festlegen.⁷

Art. 27a⁸ Einsicht in die Buchhaltung
¹ Der Finanzausschuss hat für die kontinuierliche Überwachung der Finanzen die volle Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen.
² Das Team Quästur hat die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben notwendige Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen.

Art. 27b⁹ Tagesgeschäft
Der Quästor bzw. die Quästorin ist, mit Unterstützung vom Geschäftsführenden Sekretariat und der Abteilung Buchhaltung, für das Tagesgeschäft zuständig. Dies umfasst insbesondere:

a.

Die Kontrolle des Zahlungseinganges;

b.

Die Rechnungsstellung. Die Rechnungsstellung durch andere Angestellte im Bereich ihrer Abteilung ist zulässig;

c.

Die Sicherstellung der fristgemässen Bezahlung eingehender Rechnungen.

Art. 28 Definitionen
¹ Eine Auslage ist ein Aufwand, den eine Person für den VSETH vorgestreckt hat, unabhängig davon, ob diese Person persönlich davon profitiert hat.
² Eine Spese ist ein Aufwand, der der Erfüllung des Verbandszwecks unmittelbar dient und von dem im VSETH tätige Personen gleichzeitig persönlich profitieren.
³ Eine Entschädigung ist ein Aufwand, von dem im VSETH tätige Personen persönlich profitieren und der nicht unmittelbar dem Verbandszweck dient.

Art. 29 Spesen
¹ Den im VSETH tätigen Personen sollen durch ihre Tätigkeit keine privaten Kosten entstehen.
² Spesen sollen allerdings keine regulären Lebenshaltungskosten decken.
³ Falls Spesen notwendig sind, soll immer die günstigste der zumutbaren Varianten gewählt werden.
⁴ Spesen sind zu budgetieren und durch den Spesen- und Entschädigungsausschuss im Rahmen des Budgetierungsprozesses zu genehmigen.

Art. 30 Entschädigungen
¹ Die Arbeit in den Gremien ist in der Regel ehrenamtlich.
² Es kann jedoch eine Entschädigung basierend auf Abs. 3 und 4 gewährt werden.
³ Entschädigungen sind durch den Spesen- und Entschädigungsausschuss zu budgetieren.
⁴ Der Bezug von Entschädigungen ist beim Spesen- und Entschädigungsausschuss zu beantragen. Diese können nicht als Geldzahlung bezogen werden.
⁵ Sitzungsgelder der VSETH-Vorstandsmitglieder nach Art. 32 sowie Löhne der Mitarbeitenden gemäss dem Anstellungsreglement gelten nicht als Entschädigungen im Sinne dieses Artikels.

Art. 31 Verordnung über die Verfahren bei Spesen und Entschädigungen
¹ Der Spesen- und Entschädigungsausschuss erlässt die Verordnung über die Verfahren bei Spesen und Entschädigungen.
² Die Verordnung beinhaltet mindestens Bestimmungen zu:

a.

Abgrenzung zwischen Spesen, Entschädigungen und übrigen Aufwänden;

b.

Budgetierung von Spesen;

c.

Anträgen auf nicht budgetierte Spesen;

d.

ordentliche Entschädigungen;

e.

ausserordentliche Entschädigungen.

Art. 32 Sitzungsgeld für Vorstandsmitglieder
¹ Die VSETH-Vorstandsmitglieder mit Ausnahme des Geschäftsführenden Sekretärs bzw. der Geschäftsführenden Sekretärin erhalten ein monatliches Sitzungsgeld, welches vom Vorstandsprofil abhängt:

a.

CHF 2'300.00 brutto für VSETH-Vorstandsmitglieder im Profil maximal;

b.

CHF 1'575.00 brutto für VSETH-Vorstandsmitglieder im Profil mittel;

c.

CHF 897.00 brutto für VSETH-Vorstandsmitglieder im Profil minimal.

² Die Auszahlung erfolgt jeden Monat, wobei nicht vollständige Kalendermonate anteilsweise vergütet werden.
³ Darüber hinausgehende finanzielle Entschädigungen von VSETH-Vorstandsmitgliedern sind separat durch den MR zu genehmigen.
⁴ Der FR kann auf Antrag des VSETH-Vorstands ein Sitzungsgeld für Trainees sprechen.
⁵ Um eine Auszeit von der Vorstandstätigkeit zu nehmen, welche länger ist, als im Vorstandsreglement vorgesehen, kann auf Antrag des entsprechenden VSETH-Vorstandsmitglieds der VSETH-Vorstand das Sitzungsgeld für die Dauer der Auszeit aussetzen. Dabei muss die Arbeit des VSETH-Vorstands weiterhin gewährleistet sein.^10
6 Ein VSETH-Vorstandsmitglied darf teilweise oder komplett auf sein monatliches Sitzungsgeld verzichten. Die entsprechende Verzichtserklärung wird dem Präsidenten bzw. der Präsidentin sowie der Quästur schriftlich eingereicht. Der Verzicht ist rückwirkend für vergangene und begonnene Monate nicht widerrufbar. Der VSETH-Vorstand wird an der nächsten Vorstandssitzung über den Verzicht informiert. Dieser wird protokolliert. Das Traktandum darf auf Wunsch des betroffenen Vorstandsmitglieds als vertraulich eingestuft werden.

Art. 33 Auslagenerstattungsformular
Auslagen werden nur erstattet, wenn zu deren Abrechnung ein vollständig ausgefülltes Auslagenerstattungsformular inklusive sämtlicher Quittungen eingereicht wird.

Art. 34 Aufwände ohne Belege
¹ Kann ein Aufwand nicht durch eine Quittung belegt werden, muss der VSETH-Vorstand der Erstattung zustimmen.
² Falls es sich um Aufwände eines VSETH-Vorstandsmitglieds über CHF 100.00 handelt, muss der Finanzausschuss der Erstattung zustimmen.

Art. 35 Erstattung
¹ Die Kostenstellenverantwortlichen bestätigen das Auslagenerstattungsformular durch Unterschrift oder elektronische Freigabe.
² Die Erstattung kann erst nach der erfolgten Bestätigung erfolgen.

Art. 36 Zurückverlangen
¹ Sind die Auslagen ungerechtfertigt, insbesondere wenn sie diesem Reglement widersprechen, kann das ausbezahlte Geld zurückgefordert werden.
² Die GPK entscheidet auf Antrag des VSETH-Vorstands, des Teams Quästur, des Spesen- und Entschädigungsausschusses oder des Finanzausschusses über die Rückforderung.¹¹

Art. 37 Jahresrechnung
¹ Der MR genehmigt an seiner Vollsitzung des Frühlingssemesters die Jahresrechnung.
² Die Jahresrechnung besteht aus:

a.

der Erfolgsrechnung;

b.

der Bilanz per Ende der Geschäftsperiode;

c.

der Gegenüberstellung der Rechnung zum Budget;

d.

dem Revisionsbericht;

e.

den genehmigten Anträgen an Töpfe und Kostendeckel.

³ Die Rechnungen von Kostenstellen, bei welchen die Summe aus budgetierten Erträgen und Aufwänden grösser als CHF 100'000.00 ist, sind einzeln zu genehmigen.
⁴ Abweichungen bei Kostenstellen zum Budget von mehr als 10% müssen in den Sitzungsunterlagen des MR schriftlich erklärt werden.

Art. 38 Rechnungsrevision
Es wird eine eingeschränkte Revision durch die Revisionsstelle gemäss Art. 11 der Statuten durchgeführt.

Art. 39 Verwendung des Ergebnisses
¹ Das Ergebnis wird in der Regel dem Eigenkapital zugeführt.
² Der MR entscheidet über Ausnahmen.

Art. 40 Revisionsbestimmung
Dieses Reglement unterliegt den Revisionsbestimmungen gemäss Art. 53 der Statuten.

Art. 41 Version
¹ Dieses Reglement wurde vom Mitgliederrat an seiner Sitzung vom 24. November 2021 einer Totalrevision unterzogen und genehmigt.
² Es tritt am 1. Januar 2022 in Kraft.