Verordnung über das Allgemeine Verbandssekretariat

RSVSETH 21.03 (AVES-Verordnung)

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Stand: 19.09.2022

Der VSETH-Vorstand, gestützt auf Art. 33 der Statuten, beschliesst:

1. Allgemeines

Art. 1 Organisation
1 Das «Allgemeine Verbandssekretariat», nachfolgend «AVES» genannt, besteht aus einer Leitung und den Abteilungen.
2 Die Leitung des AVES wird von der Geschäftsführenden Sekretärin oder dem Geschäftsführenden Sekretär (GS) wahrgenommen.
3 Es bestehen folgende Abteilungen:

a.
Sekretariat;
b.
Administration;
c.
Buchhaltung;
d.
Studentisches Zentrum (StuZ);
e.
Informatik-Supportgruppe VSETH (ISG).

Art. 2 Entleihung von Mitarbeitenden
1 Das AVES kann Mitarbeitende an Kommissionen zu deren Unterstützung entleihen.
2 Dabei verbleibt die Führung der Mitarbeitenden gemäss Art. 3 des GS-Pflichtenhefts und Art. 14 des Vorstandspflichtenhefts immer gemeinsam bei GS und VSETH-Präsident bzw. VSETH-Präsidentin.

2. Abteilung Sekretariat

Art. 3 Aufgaben des Sekretariats
1 Die Abteilung Sekretariat unterstützt den Vorstand bei der Kommunikation, insbesondere bei der Beantwortung von Anfragen.
2 Das Sekretariat ist die erste Anlaufstelle für Studierende mit Anfragen an den Verband. Dafür bietet es regelmässige Präsenzsprechstunden im Zentrum und am Hönggerberg an.
3 Die Abteilung Sekretariat unterstützt administrative Prozesse von Dienstleistungen des Verbands.
4 Das Sekretariat kann auf Weisung weitere Tätigkeiten im Bereich Buchhaltung übernehmen.

3. Abteilung Administration

Art. 4 Aufgaben der Administration
1 Die Abteilung Administration unterstützt den Verband in administrativen Belangen.
2 Weiter bietet die Abteilung Unterstützung in den spezialisierten Aufgabenbereichen:

a.
Sponsoring;
b.
Lektorat.

3 Der Aufgabenbereich Sponsoring unterstützt den Verband im Bereich Sponsoring und ist dabei für die übergeordneten Kontakte zu Firmen zuständig und dient als erste Anlaufstelle zum Thema Sponsoring.
4 Der Aufgabenbereich Lektorat ist für die Korrektur und Koordination von vom Verband veröffentlichtem Textmaterial zuständig und unterstützt die administrativen Abläufe zur Abwicklung grösserer Druckaufträge, wodurch insbesondere die Verbindung zur Buchhaltung sichergestellt wird.

4. Abteilung Buchhaltung

Art. 5 Aufgaben der Buchhaltung
1 Die Abteilung Buchhaltung führt die Buchhaltung des Verbands.
2 Die Buchhaltung ist für das Tagesgeschäft zuständig, stellt Rechnungen im Namen des VSETH und kontrolliert den Zahlungseingang. Sie stellt gemeinsam mit der Quästur die fristgerechte Bezahlung eingehender Rechnungen und Auslagenrückerstattungen sicher und bearbeitet zusammen mit der Quästur eingehende Mahnungen.

5. Abteilung StuZ

Art. 6 Definition des StuZ
Das StuZ besteht aus den Eventräumlichkeiten, die gemäss dem Nutzungs-, Betriebs- und Sicherheitsreglement der Veranstaltungsräume im CAB / HXE der ETH Zürich vom VSETH verwaltet werden.

Art. 7 Zweck des StuZ
Zweck des StuZ ist die Bereitstellung von einfachen und günstigen Eventräumlichkeiten für Organisationen nach Art. 13 der VSETH-Statuten.

Art. 8 StuZ Preisliste
Der VSETH-Vorstand erlässt eine Preisliste für die Nutzung der Räumlichkeiten des StuZ gemäss Art. 7 des Nutzungs-, Betriebs- und Sicherheitsreglement der Veranstaltungsräume im CAB / HXE der ETH Zürich.

Art. 9 Betriebsadministration StuZ
Die Betriebsadministration StuZ (BAS) verwaltet die Räumlichkeiten und führt die operationellen Tätigkeiten im StuZ.

Art. 10 Allgemeine Betriebsbestimmungen StuZ
1 Die BAS definiert die Allgemeinen Betriebsbestimmungen StuZ, in denen die Abläufe und Regeln für den Eventbetrieb im StuZ beschrieben werden.
2 Die Allgemeinen Betriebsbestimmungen StuZ beinhalten mindestens Angaben zum Reservationsprozess und der Vertretung der Betriebsadministration durch technisch-administrative Betreuende (TAB).

6. Abteilung ISG

Art. 11 Aufgaben der ISG
Der Aufbau und die Aufgaben der Abteilung ISG sind in der ISG-Verordnung geregelt. Diese wird gemäss Art. 8 Abs. 1 des Infrastrukturreglements auf Antrag des IT-Ausschuss durch den VSETH-Vorstand erlassen.

7. Schlussbestimmungen

Art. 12 Revisionsbestimmungen
Diese Verordnung wird vom VSETH-Vorstand mit absoluter Mehrheit erlassen.

Art. 13 Version
1 Diese Verordnung wurde vom VSETH-Vorstand an seiner Sitzung vom 13. September 2022 genehmigt.
2 Sie tritt am 19. September 2022 in Kraft.